Salesforce セールスフォース 認定アドミニストレーター試験対策⑩ワークフロー/プロセスの自動化

こちらの記事は動画を文字起こししております。

Salesforceにはプロセスを自動化できるものがあります。

Salesforce初心者講座です
本日はSalesforce認定アドミニストレーター
試験対策でですね

ワークフロープロセスの自動化
っていうところをやっていきたいな
と思います

受験ガイドですね
ではここの部分になります
ワークフロープロセスの自動化ですね

8%のところになります
大きく自動化なのでワークフローとかですね

あとプロセスビルダーだとか
フローとかですね
あと承認プロセスっていうのが
主なところとなるかなと思います

Salesforceプロセスの自動化を実際の画面で確認しましょう

それでは実際の画面で見ていきましょう
それでは設定のところからいきますね
こちら実際の画面なんですけども

右上のところの
この歯車のマークですね
そこを押してください

そうしますと設定というのがございますので
設定を押してください
その次にあと検索ですね

ワークフローとかですね
検索していただくと、出てきますので
ワークフロールールとかですね

あとはフローもそうですね
フローっていうのも出てきますね
そういった形で名前を覚えておくと

検索で出せるので
そこは名前覚えておいていただければなと
思います

あと承認プロセスですね
あとプロセスビルダーですね
プロセスビルダーですね、があります

それではまずですね
ワークフローからやっていきましょう
ですのでワークフローですね

ワークフロルールっていうのがございますので
そこを押していただくと自動化ができます

ということですね
新規ルールですね
この部分押していただいて
作っていくっていう形になります

何のオブジェクトで自動化したいか
っていうのを選ぶんですね

例えば取引先とかにしましょうか
次へってやっていただいて
ここにルール名ですね

ここ何でもいいですね
ルールって書いてみましょうか
あとはタイミングですね

Salesforceにプロセス自動化の開始のタイミングを確認しよう。

レコードが次の場合に
なった時にルールを評価するので
この三つがあることを覚えておいてください

作成された時
作成された時、および編集されるたびに
作成された時、およびその後基準を満たすように

編集された時ですね
なので基準を満たさない編集は
起動しないよっていうことになります

こちらですね
これ覚えておいてください
次に条件をここで指定していく
っていう形ですね、ここですね
適当にやってみましょう

取引先名が空白じゃない時って
感じにしましょうか
保存して次へですね

そして、今ただ条件をつけただけなので
ここですね
条件をつけただけなので

ここにワークフローアクションっていうのがあるんで
こちらですね
四つあるのでこれちょっと
覚えといたらいいかなと思います

新規ToDo、メールアラート、項目自動更新
アウトバンドメッセージですね
この四つがワークフローにはあるので
そのアクションは
覚えといた方がいいと思います

そして次に
プロセスビルダーいきましょうか
プロセスビルダーっていうのがここにございますね
ここにあります

ここをクリックしていただくと
プロセスビルダーの画面になってきます
新規で作っていくっていう形ですね

これ前私以前に
作ったものあるので
こんな感じで作っていくんですよね

取引先の、先ほどのワークフローみたいな感じで
レコードを作成した時
とかレコードを作成
または編集したときっていうところが出てきます

ここですね
あと条件はないので、特になしっていう
ここに条件付けたりすることができます
ここですね

項目がどうなったら、どうなるのかとか
そういったところが
できてくるっていう形ですね

数式も使えるので、ここですね
関数とかですね
システム変数とかも

使えますっていうところなので
ここは一度
見ていただいた方がいいかなと思います

どんなものがあるのか
っていうことですね
あと演算子とかですね

あと項目をここから呼び出せるっていう形ですね
はこんな感じで呼び出していきます
ってことですね

あとルール適用時のアクションっていうことですね
ここですね、これChatterで
自動投稿するんですけれども
Chatterの営業グループですね

営業グループに、これ差し込みなので
取引先の名前と
そのできた取引先のURLですね
Salesforce内のレコードのURLを
自動で投稿するっていうものになります

Salesforceのプロセスの自動化は有効化が必要

先程のワークフローとか
プロセスビルダーですね
こちら有効化っていうボタンがあるので
これ押さないと有効化になってないので

必ずワークフローにもありますし
プロセスビルダーにもあります
ですのでこの有効化っていうのは
押しといてください

そして保存ってやってきますね
これバージョン管理ができるので
例えば作る時は
このコピーっていうので作っていきます

っていうところですね
現在のプロセスのバージョンなのか
もう全く新しいものを作っていくのか
っていうところを作っていきます

そんな感じですね
そうですね
これですね

ここに今ちょっと消えたんですけれども
レコード作成した時のみってやると
このスケジュール済みアクション
っていうのが出てきます

逆に作成および編集された時ってやるとここ消えるので
この辺も設定上
覚えとくといいかなと思います

この部分ですね
スケジュールのところですね
先ほどありましたところです

という形で条件をまた追加するのであれば
ここに条件を追加していただいて
ここですね

条件分岐の所の分岐の数を
増やすこともできますっていうとこですね
プロセスビルダーがこういったものになります

先程のバージョン管理ですね
これですね
これありますけども
今日は12月10日なので
これを先程作りましたっていうことですね

有効化する場合は
必ずこの有効化っていうのを押してください
そうですね、になります

これがプロセスビルダーになりますね
ですのでここの
ここのですね
アクション追加でアクション種別ですね

ここですね
Apex、Chatterに投稿とか
Quipとかあるんですけども
こういったところと

ワークフローの違いとかですね
ワークフローとか
アウトバンドメッセージとかあったんですけど
こっちにはないですよ

っていうところですね
なのでちょっと違うので、微妙にこの違い
このアクション種別は
押さえておいた方がいいかな
と思います

この部分ですね
このApexとかから承認申請までっていうところですね
ここはしっかりと覚えておいてください
次に承認プロセスいきますね

承認プロセスは
承認って検索していただければ出てきますので
これをクリックしますっていうところですね

これもまたあの有効化っていうの
無効承認プロセスということで
無効の承認プロセスがあるんですけれども
有効化する際には

必ずこの有効化ボタン押してください
こんな感じで
これ有効になったっていうとこですね

承認プロセスはマネージャの承認ですね
したものとかをですね
表示するものだったり
そのプロセスを作っていくものになります

こちらがですね
承認プロセスっていうところで、見積もりですね
名前付けて、条件ですね
見積書の合計が100以上の時に
その承認プロセスを使います

っていうところですね
割り当てと使用するマネージャに割り当てます
っていうところですね

次へって感じでやってますね
あと申請時のメールテンプレートも設定できるので

これ必須項目ではないですけど
そういったこともできます
ここですねあの承認ステップですね

これ編集ってやってみましょうか
次へってやっていただくと、こんな感じですね
もう一回次へで、ここですね

私がちょっとポイントとして挙げたいのは
ここで承認者の選択っていうのがありますので
承認者が主導で選択するのか

もう自動的にマネージャに行くのか
あとキューっていうのもありますので
どのキューにいくかとかですね

自動的に承認者を割り当てる
っていうことですね
あとは指定した方に
割り当てますっていうところもありますね

あと代理承認者も
この申請を承認許可にするっていうのもあるので
代理承認者が設定されているのであれば
その方も承認者としてできます

っていうところですね
ここのですね
承認者を自動で割り当てる時に
最初の返答に基づいて承認却下するですね

あと選択した全て全員承認か
最初の人だけでいいのかっていう
その二つの条件もあるので
その辺も覚えておくといいかなと思います

全員承認しないと駄目だよ
っていうパターンは下ですね
最初の一人だけ
承認すればいいってことは上になります

この辺もちょっと触っておいて
一回見ていただければなと思います
あとですね

Salesforce承認プロセスのレコードロックの設定

レコードのロックっていうのがあります
基本的にマネージャが承認したら
そのレコードいじっちゃうと
マネージャの承認のした部分と違う
部分で勝手に編集されちゃうと
その承認の意味っていうのが
ちょっと変わってきちゃう
そこ承認してないよ

っていうことになるんですけども
あと例えば何かこう承認した後に
何か編集する場合があると
編集できないので
レコードを編集するために
ロックを解除するっていう設定もあります

ここですね、ここです
ただここの場合は
承認者がしっかりと承認している
にもかかわらず
あとで書き換えるっていうことができちゃう

っていうところを認識しながら
こう使っていただきたいなと思います

マネージャがせっかく承認しているのに
その後に編集したものを
何か提出とかですね、されると
マネージャの承認の意味としては

してないよってことになるので
そこのところをちょっと理解しながら
このロックとロックしない、のところはですね
使っていただければなと思います

あと承認時とか
却下時のアクションっていうものを追加できるので
この先ほどワークフローとかであった
この種類ですね

ワークフローと同じですね
ToDo、メールアラート、項目自動更新
アウトバウンドメッセージですね

この四つが出てきます
ここでも使いますっていうところですね
なので一度これ見ていただいた方がいいと思うので
必ず見てくださいっていうところですね

こちらもあの有効化、無効化ってあるので
これ無効化って押せば無効になりますし
有効化したいなっていうことであれば

有効化をしていただければ
いいかなと思います
あとまたここにチェック付くので
有効化していただくと
ここにチェックが付きますっていうとこですね

なのでこの承認プロセスも一度ですね
使ってみていただけるといいかなと思います
あとは例えばですね
先ほどの承認プロセスのところに関しては
見積っていうところですね

ちょっとボタンがないですね
ボタンを出さないと
自動的に動かすこともできるんですけども
基本的にはボタンを配置する

っていう形になるかなと思うので
ボタンも配置しておきましょう
っていうところですね
ここありますね

ちょっとこんな感じで持ってきて
ここで承認申請っていうボタンが出てきたので
これ押して、マネージャにコメントを書いて送信
という形になるかなと思います

今該当するプロセスが見つからないので
いけませんということになります
なので条件に見合った承認プロセスを作成することで
こちらから承認申請っていうのができてくる

っていう形になりますね
それでは次に
フローの方を見ていきましょう
フローと検索していただくと
フローここですね

そしてフロー押していただくと
いっぱいあるんですけども
一つ作ったものとかですね
あるものをちょっと見ていきましょうか

これもまた有効、無効ってありますので
使う際には有効にしていただいて
っていう形になります

こういう感じで
左からこう持ってきてとかですね
っていう形で作っていきます

なのでこのロジックですね
割り当て、決定、ループ
コレクション並び替えとかですね

何ができるのか、レコード作成
更新、取得、削除ですね
は覚えといた方がいいかなと思います

あとここで変数とかの一覧が出てきます
っていうとこですね
色んなとこで使った編集ですね

こちらもデバック機能もあるので
デバックですね
あとは無効化、有効化
あと別名で保存、実行とかですね

デバックとかは実際に有効化する前に
テストでちゃんと動くかどうか
っていうのを確認になります

こんなフローをデバックっていうので
実行とかって押していただくと
エラーが出ればこんな感じで出てきます

こんな感じですね
なのでデバック機能があるっていうことは
覚えといたらいいかなと思います
あとこれでるかどうか分かんないですけども

この自動レイアウトっていうのがありますので
これですね、自動でレイアウトしてくれるか
自分でこう好きな形にするかとかですね

こういう感じかっていうところが
出てきますっていうところですね
あとは作る際の分岐の所ですね

ちょっと覚えておいた方がいいかなと思います
この新規フローっていうところを押していただくと
ここですね

画面フローですね
画面フローとか、スケジュールトリガフローとか
自動起動とかですね

プラットホームイベントトリガフローとか
レコードトリガフローとかってあるので
そこはもしかしたら出るかもしれないです

以前作ったものとか
元々あるものですかね
これ出てきたりするので

ここで全てなのか
自動起動フローだけなのか
っていうところは選べるようですね

なので作る際には
新規作る際には
この五つが現在のところがあるので
それを覚えておいていただければなと思います

画面フローの場合は
画面を作っていくっていう形になりますね
画面をこうドラッグして

ここに何を乗せるかとかですね
あとスライダのせようか、とかですね
あとはテキストですね

のせてみよう、とかいって
この画面を作っていきます
その完了した時に条件に応じて
起動するとか

何か別のところに書き込むとかですね
こういう画面を出して、入力してもらって
それを何かに反映させる

っていう形ができるっていうところですね
選択リストとかもですね、出せるので
ここの一覧も一応
どんなことができるのかっていうのは

今後のですね
アドミンをする上での設定で使う部分では
あったりしたりすることもあるかもしれないので
ここは見ていただいた方がいいかなと思います

必ずそれぞれの要素に
名前を付けていくっていう
ここ必須項目になってますよね

なので付けてやっていく
っていう形になります
なのでフローの
新規で作った時に何ができるのかと

この画面とかアクションとかですね
あと割り当て決定ループですね
細かな使い方は出ないです
出ないんですけども

フローっていうものがあるよっていうことは
一応頭に入れといた方がいいかなと思います
どちらかと言えば
アプリケーションビルダーですね

そちら出てくるかなと思います
この部分の細かいところはですね
これがフローですね、なので
今日自動化としては

機能としては四つですね
ワークフロー、プロセスビルダー
承認プロセス、フローですね
をしっかりと押さえておいてください

でですね、プロセスの自動化っていうところにこう
入ってます
フローとかプロセスビルダー
ワークフロールール

承認プロセスというところですね
一度触っていただくのが多分

理解が早いと思うので
深いところまで作ってください
とは言いませんけども

触りだけは見て
どんな感じなのかな
っていうのは押さえておいた方がいいかなと思います

それでは本日の動画は以上となります
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ありがとうございました

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